Otázkou je: jak dlouho musí agenti uchovávat záznamy o pojistných transakcích? Agenti by obecně měli uchovávat veškeré záznamy související s pojistnou transakcí po dobu nejméně pěti let. Poté může komisař tyto záznamy kdykoli auditovat.
Pokud jde o politiku odpovědnosti za motorová vozidla, je ze zákona požadováno, aby si agent uchovával jakoukoli kopii pojistky a dalších souvisejících dokumentů vydaných pojistníkovi po celou dobu, kdy byla pojistná smlouva pojišťovnou obnovena. < /blockquote>
V zásadě to vyžaduje, aby agent uchovával záznamy o zásadách a další související dokumenty více než 20 let. Toto pravidlo se však nevztahuje na všechny zásady týkající se motorových vozidel, protože pro tyto konkrétní zásady existuje požadavek krytí pojištěného motoristy.Všechny zásady podléhají jednomu požadavku na uchovávání záznamů. Ale opět je pro agenta nejlepší uchovávat záznamy o pojistce tak dlouho, dokud pojišťovna pojistku obnovuje. Pojďme o tom diskutovat níže.
Jaké záznamy by měly být uchovávány?
Jak předepisuje pojistný kód, očekává se, že konkrétní záznamy budou řádně uchovávány a udržovány. Například agenti a makléři jsou povinni uchovávat následující záznamy po dobu nejméně pěti let po zrušení nebo vypršení platnosti pojistné smlouvy:
- Číslo zásady
- Jméno pojistitele a pojištěného
- Datum účinnosti, zrušení a ukončení pokrytí
- Jmenovaní jednotlivci, kterým je slíbeno nebo obdrží provizi nebo jiné protiplnění související s pojistnou transakcí
- Výše provize, čisté pojistné a hrubé pojistné
- Přijatá částka za prémii
- Datum, kdy je prémie vložena na svěřenský účet
- Datum, kdy makléř nebo agent obdržel platbu pojistného
- Číslo účtu, adresa a název banky, do které je prémie vložena
- Výše hrubého a čistého vráceného pojistného
- Datum, ke kterému je hrubé výnosové pojistné vyplaceno osobě, na kterou má nárok
- Datum, kdy makléř nebo agent obdrží vrácené pojistné od pojistitele
Odpovídajícím způsobem se očekává, že určité záznamy budou agentem nebo makléřem uchovávány po dobu minimálně 18 měsíců. Níže je uveden seznam předepsaných záznamů, které je třeba po dané časové období uchovávat.
- Kopie žádosti o pojištění
- Do pojistné transakce je zapojena identifikace každé osoby
- Jakákoli odeslaná a přijatá korespondence, včetně veškerých záznamů, jako je poznámka z konverzace, která může popsat transakci
- Záznamy všech ústních nebo písemných pořadatelů s uvedením jmen pojistitele a pojištěného, pojistného za vydanou pojistku nebo pojistné smlouvy, povahy krytí a data ukončení nebo účinnosti pojistky
Jakýkoli dokument související s přebytečnými řádky, včetně prohlášení o zveřejnění a pečlivého vyhledávacího formuláře, by měl být uchováván přibližně 5 let od data zrušení nebo ukončení platnosti pojistné smlouvy. A co víc, původní kopii prohlášení o zveřejnění a pečlivý vyhledávací formulář by si měl ponechat ten, kdo jej podepsal.
Jak dlouho musí být záznamy o pojistných transakcích uchovávány agenty?
Jak dlouho tedy musí agenti uchovávat záznamy o pojistných transakcích? Mnoho lidí se děsí vedení záznamů. I když je to zdlouhavé, je nutné vést záznamy, aby každá obchodní kariéra nebo odvětví uspěly. Proto je pro pojišťovací agenty a makléře zásadní zvládnout uchovávání záznamů.
V mnoha státech je nařízeno, že makléři a agenti musí uchovávat záznamy po určité období. Kromě toho by tyto záznamy měly být otevřeny ke zkoumání a očekávání pojišťovacího komisaře státu. To by také mělo být k dispozici na oddělení požadovaném inspekcí. Pokud zástupce některý z dokumentů neuchovává, mohou na něj být uvaleny regulační sankce, například odebrání licence.
V pojistném kódu Gruzie jsou agenti povinni uchovávat záznamy o jakékoli transakci po dobu 5 let počínaje dobou platnosti pojistné smlouvy nebo dokončením transakce.
Kde jsou tyto záznamy uchovávány?
Všechny záznamy musí být uchovávány v hlavní kanceláři makléře nebo příkazce, pokud DOI nepovolí jinak. Tyto záznamy by také měly být uchovávány, aby byl snadný přístup k jakýmkoli informacím v případě vyšetření nebo kontroly.
Rok po ukončení nebo zrušení zásad lze záznamy uchovávat mimo pracoviště. To by mělo být možné snadno získat za dva běžné pracovní dny. Zástupce může také uchovávat záznamy identifikované v hlavní kanceláři makléře nebo agenta ve vedlejší kanceláři tak dlouho, dokud to DOI schválí. Před uchováváním záznamů v jiné kanceláři tedy podléhá schválení DOI.
Je to zábal!
Nyní již víte, jak dlouho musí agenti uchovávat záznamy o pojistných transakcích. Obecně platí, že veškeré informace související s pojistnou transakcí musí agent uchovávat po dobu pěti let.
Každý pojišťovací agent by měl dodržovat požadavky na uchovávání záznamů, aby bylo v případě potřeby možné snadno získat všechny potřebné informace. Totéž platí, když jsou tyto záznamy podrobeny kontrole.